Weiterleitung von Emails ist problematisch
Die Handhabung von personenbezogenen Daten regelt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Jede Email enthält personenbezogene Daten. Dementsprechend stellt jede Weiterleitung, die der Absender der Email nicht explizit erlaubt hat, einen Verstoß gegen das BDSG dar. Desweiteren wird der Inhalt der Nachricht weitergegeben, dieser Inhalt ist zusätzlich durch das Postgeheimnis geschützt.
Bei Abwesenheit von der Arbeitsstelle sollen die Emails trotzdem bearbeitet werden. Eine korrekte Handhabung gemäß BDSG in Augenhöhe mit dem Absender der Email, wäre beispielsweise folgender Text, der automatisch über einen Abwesenheitsagenten verschickt wird.
„Ich habe Urlaub bis zum TT.MM.JJ, mein Kollege/in xyz vertritt mich während meiner Abwesenheit. Nach meinem Urlaub werde ich Ihre Nachricht gerne bearbeiten. Ihre Email wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen bitte ich Sie, Ihre Email nochmals an folgende Adresse zu schicken: KollegeX@firma.de.“
Anmerkung: Jede Firma, in der regelmäßig mehr als 9 MA personenbezogene Daten elektronisch verarbeiten, benötigt einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten.